FIBS Update 05/2024 24.10.2024

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei die Informationen zum Systemupdate vom 24.10.2024 zwischen 14:00 und 15:00 Uhr. Mit diesem Systemupdate werden neben kleineren und textuellen Anpassungen folgende Features bzw. Änderungen produktiv.

Anpassungen und Ergänzungen

1. Neue Funktionalitäten der Checkliste ByCS-ViKo-eSession (ehemals Visavid-eSession): Für Standardräume existieren nun Raumvorlagen, es können ByCS-ViKo-Großveranstaltungsräume für bis zu 2000 Teilnehmende angelegt werden (mit automatischer Teilnahmeerfassung) und für Moderatoren kann eine ics-Kalenderdatei mit den Einwahlinformationen heruntergeladen werden (siehe Anhang & E-Mail-Anhang).

2.

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An die E-Mail mit der Teilnahmebescheinigung kann von staatliche Anbietern aus dem Bereich des Kultusministeriums zukünftig ein vorausgefülltes Reisekostenformulars (pdf) angehängt werden. Das pdf-Dokument ist mit den in FIBS verfügbaren Teilnehmer- und Veranstaltungsdaten vorbelegt und kann bearbeitet werden. Diese vorausgefüllten Reisekostenformulare sind auch in der Lehrgangsmappe verfügbar (Beispiel: Siehe E-Mail-Anhang). Bild: Ausschnitt der Seite "E-Mail-Versand der Teilnahmebestätigungen an die Teilnehmer":

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3. Auf der Seite "Genehmigungsverlauf anzeigen" können die Anbieter jetzt Bemerkungen hinterlegen.

Die Seite "Genehmigungsverlauf anzeigen" kann mit Klick auf über das Symbol in der Spalte zum Genehmigungsstatus (Gen.) geöffnet werden.

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Der kleine Punkt rechts oben am Symbol kennzeichnet die vier möglichen Zustände:

· Kein kleiner Kreis: Keine Bemerkungen [cid:image021.png@01DB2627.86AB87D0]

· Gelber kleiner Kreis: Es gibt eine Begründungen/Bemerkung beim Bewerber [cid:image027.png@01DB2627.86AB87D0]

· Blauer kleiner Kreis: Es gibt eine Bemerkung des Anbieters [cid:image028.png@01DB2627.86AB87D0]

· Grüner kleiner Kreis: Es gibt Anmerkungen vom Bewerber und vom Anbieter [cid:image029.png@01DB2627.86AB87D0]

Die Bemerkungen werden auch beim Mouseover über den Namen und in den "Bewerberlisten" angezeigt.

Zusätzlich wird einmalig zum Zeitpunkt der Aufnahme des Bewerbers als Teilnehmer zur Veranstaltung die Spalte "Bemerkung des Anbieters zur Teilnahme" mit der Bemerkung des Anbieters vorbelegt.

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4. Die Anzeige der Bemerkungen mit Mouseover über den Namen und das Aufrufen der Seite "Genehmigungsverlauf anzeigen" ist jetzt auch im Abschnitt "Teilnehmer Veranstaltung" der Seite "Teilnehmer auswählen" möglich.

5. In die "Bewerberliste (kurz)" werden Bewerber mit Genehmigungsstatus abgelehnt/"nicht genehmigt" nicht mehr mit aufgenommen.

6. In der langen "Bewerberliste" der Seite "Teilnehmer auswählen" sind jetzt auch die in FIBS hinterlegten Fakultas der Bewerber eingefügt.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr FIBS -Team

fibs@alp.dillingen.demailto:fibs@alp.dillingen.de

[cid:image004.png@01DA8B63.9DCCAA70] FIBS Team

Fortbildungsplattform FIBS

Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) Kardinal-von-Waldburg-Straße 6-7 · 89407 Dillingen an der Donau Tel: 0 90 71/53-2 43 · Fax: 0 90 71/53-52 43 fibs@alp.dillingen.demailto:fibs@alp.dillingen.de · alp.dillingen.dehttps://alp.dillingen.de/

Anhang:

Neue Funktionen der ByCS-ViKo-eSession-Checkliste (ehemals Visavid-eSession):

1. Wording-Änderung: die Checkliste und die zugehörigen Funktionen heißen nun durchgehend ByCS-ViKo statt Visavid.

2. Checklistenpunkt "Verwaltung ByCS-ViKo-Raum": beim Anlegen eines Standardraumes (bis 150 Teilnehmende) stehen nun drei Raumvorlagen (Standard, Anonym, Kollaborativ) zur Verfügung. Anonym: Teilnehmende sehen gegenseitig nicht ihre Namen und können ihre Kamera nicht anschalten.

Kollaborativ: Teilnehmende können Dateien down- und uploaden, untereinander chatten und die Whiteboardfunktion ist aktiviert.

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Die jeweiligen Einstellungen dienen der Vorkonfiguration des Raumes und können während der eSession geändert werden.

3. Checklistenpunkt "Verwaltung ByCS-ViKo-Raum": es können nun auch ByCS-ViKo-Großveranstaltungen für bis zu 2000 Teilnehmende angelegt werden. Wichtig: Großveranstaltungsräume müssen eine Woche vor Beginn angelegt werden! Für Großveranstaltungen stehen in FIBS die gleichen Funktionen zur Verfügung wie für Standardräume, es können also ebenfalls individuelle Teilnahmelinks erzeugt und versendet sowie die Anwesenheitsdaten automatisch nach FIBS übernommen werden (Anleitung siehe Punkt 4). Allerdings sind bei solchen Räumen während der ViKo-Durchführung die Berechtigungen der Teilnehmenden stark eingeschränkt, diese können z.B. weder Kamera noch Mikrofon einschalten.

4.

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Funktionalitäten zur automatischen Erfassung der Teilnehmenden für Standardräume und Großveranstaltungen.

a. Im Checklistenpunkt "Verwaltung ByCS-ViKo-Raum" zunächst den Raum (bei Großveranstaltungen eine Woche im Vorfeld!) und dann (ggf. kurz vor der Veranstaltung) individuelle Teilnahmelinks für die zugelassenen Teilnehmenden erzeugen.

b.

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Die Links werden automatisch unter "Versand Teilnehmer-Einwahldaten" in die jeweilige Email eingefügt.

c. Im Punkt "TN-Bescheinigung" kann über die Schaltfläche "Anwesenheiten importieren" der Teilnahmestatus der Teilnehmer mit individuellem Link und mind. 60% Anwesenheit automatisch gesetzt werden.

d.

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Alternativ/zusätzlich können über die Schaltfläche "Anwesenheiten herunterladen" die Anwesenheitszeiten aller Teilnehmer als Excel-Tabelle heruntergeladen werden.

5.

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Checklistenpunkt "Verwaltung ByCS-ViKo-Raum": Downloadmöglichkeit einer ics-Kalenderdatei mit den Moderator-Einwahldaten.

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